Biznes

Jak mieć więcej czasu na życie? O sztuce delegowania zadań w biznesie.

Jest niedziela. Spokojne niedzielne popołudnie. Krople deszczu uderzają o szybę. Zastanawiam się nad tym, ilu jest przedsiębiorców, którzy w niedzielę faktycznie mogą uwolnić się od myślenia o biznesie, spędzając 100% tego dnia na odpoczywaniu z bliskimi. Jedną z największych bolączek ludzi biznesu jest chroniczne zabieganie i brak czasu. Każda sprawa domaga się uwagi, każda jest pilna, każda jest ważniejsza od pozostałych, nie wiadomo za co się najpierw zabrać… Problem polega na tym, że kto raz wpadnie w błędne koło gonitwy za własnym ogonem, temu trudno potem z tego koła wyjść. Wynika to z bardzo popularnego syndromu „braku czasu na podejmowanie działań, które pomogą mieć więcej czasu”.

Jakie 3 błędne przekonania w swojej głowie musisz rozbić, jeżeli chcesz wyeliminować problemy z niewłaściwym wykorzystaniem czasu oraz jego brakiem na rzeczy naprawdę ważne? O tym w dzisiejszym artykule.

Jak wyjść z biznesowej gonitwy za własnym ogonem?

Jak wyjść z biznesowej gonitwy za własnym ogonem?

Przekonanie pierwsze: „Nikt inny nie zrobi tego tak dobrze, jak ja.”

Częsta przypadłość szefów, którzy mają problem z zaufaniem innym osobom. Przyczyny takiego podejścia mogą być różne, jednak skutek jest zwykle ten sam: branie wszystkiego na swoje barki, praca po godzinach, brak czasu na rzeczy pozazawodowe. Mam znajomych, którzy mają kilkudziesięcioosobowe firmy i wciąż wydaje im się, że w każdy proces muszą być zaangażowani osobiście, bo inaczej wszystko się zawali, a inna osoba zwyczajnie nie zrobi tego tak jak powinna. W ten sposób nie tylko sami ryzykują wpadnięciem w pracoholizm, ale też, paradoksalnie, stają się wąskim gardłem dla swojej organizacji. Nie sztuką jest bowiem robić wszystko samemu, ale otaczać się ludźmi o większych kompetencjach w danej dziedzinie, którzy zrobią to lepiej.

Przekonanie drugie: „Oszczędzę pieniądze robiąc wszystko sam.”

To przekonanie jest szczególnie popularne wśród początkujących przedsiębiorców. Jest to po części zrozumiałe, ponieważ przy rozkręcaniu biznesu procesy w przedsiębiorstwie jeszcze nie są tak złożone, a firma nie generuje dużych zysków. Te dwa czynniki sprawiają, że:

  • jeszcze jesteś w stanie zająć się większością obowiązków w firmie
  • każda złotówka się liczy, więc próbujesz maksymalnie ciąć koszty

Do pewnego momentu to podejście może być rozsądne. Problem pojawia się w momencie, gdy klientów przybywa, firma się rozrasta, jest coraz więcej spraw do ogarnięcia, a ty wciąż trzymasz się przekonania, które nie nadąża za rzeczywistością. Wtedy chęć zbytniego oszczędzenia pieniędzy staje się twoim wrogiem, ponieważ wpadasz w wir robienia rzeczy mało produktywnych, zamiast poświęcić ten czas na rzeczy, w których jesteś najsilniejszy i możesz wygenerować znacznie większy zysk.

Przykład:
Jeżeli w trakcie godziny handlowania potrafisz wygenerować zysk rzędu 300zł, to zamiast część dnia tracić np. na robotę papierkową lepiej będzie znaleźć kogoś, kto za nieduże pieniądze zrobi to za ciebie, a ty w tym czasie odwiedzisz kilku klientów więcej, przynosząc o wiele większe zyski swojej organizacji. Podobnie z innymi rzeczami, w których nie czujesz się mocny lub które nie są dla ciebie szczególnie produktywne.

Przekonanie trzecie: „Szkoda czasu na wdrażanie nowych osób.”

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, a do tego masz dominującą osobowość choleryka, to jesteś potencjalnym kandydatem do postępowania w powyższy sposób. U niecierpliwych kierowników zauważalna jest tendencja do tego, żeby samemu od razu zrobić niektóre rzeczy, zamiast poświęcić trochę czasu na wdrożenie nowych jednostek i oddelegowanie części zadań. Uczenie innych (lub opracowanie systemu wdrażania) początkowo wymaga trochę cierpliwości i zainwestowania czasu, jednak wraz z upływem czasu może się wielokrotnie zwrócić.

W ubiegłym roku zgłosił się do mnie przedsiębiorca, dla którego normą była praca po kilkanaście godzin dziennie. Przekładało się to na negatywne relacje z otoczeniem i zaczęło coraz bardziej zagrażać stabilności firmy. Już po dwóch spotkaniach i wprowadzeniu kilku prostych zmian w sposobie zarządzania biurem wygenerowaliśmy dla niego co najmniej kilka wolnych godzin tygodniowo oraz poprawiliśmy jakość relacji w zespole – okazało się, że te rzeczy wcale się nie wykluczają. Bardzo szybko docenił wartość umiejętnego delegowania zadań oraz tworzenia efektywnych systemów.

Niech ten artykuł będzie dla ciebie inspiracją do budowania zgranych zespołów i koncentrowania się na tych zadaniach, które znajdują się w obszarze twoich najmocniejszych stron. Pozostałymi powinny zająć się inne osoby lub dobrze zaprojektowany system.

Dowiedz się więcej o tym jak przewodzić ludziom w firmie.

Jeżeli chcesz mi zadać pytanie odnośnie konkretnego przypadku, to po prostu zrób to :)

Piotr Lusina

O sobie w 5 słowach: Przedsiębiorca, Doradca, Nauczyciel, Społecznik, Networker. Według testu typów osobowości charakteryzuje mnie połączenie choleryka z sangwinikiem. Jako choleryk lubię przewodzić innym i jestem zorientowany na cel. Z kolei domieszka sangwinika czyni mnie otwartym na ludzi optymistą. Na co dzień wykorzystuję te zasoby do efektywnej pracy z ludźmi i inspirowania ich do osiągania nowych celów.

Komentarze