Biznes,Komunikacja

Wizytówkowy Savoir Vivre

Wizytówkowy savoir vivre

Wizytówkowy savoir vivre

Wizytówkowy savoir vivre

Czy jest jakiś kod wizytówkowy? Kiedy i jak wręczyć wizytówkę? Co z nią zrobić? Wydaje się to proste i oczywiste, ale takie nie jest ….

Niektórzy robią to intuicyjnie, ale dla niektórych jest to stresujący moment, gdy wchodzą na spotkanie. Dać – nie dać? Prosić – nie prosić? A jeśli ktoś pomyśli, że się narzucam? Sama nieraz miałam taki moment zawahania. Dotyczy to szczególnie większych, otwartych spotkań. Bo na umówionym spotkaniu jest inaczej i łatwiej (przynajmniej dla mnie :-) ).

Zacznę więc od prostszej sytuacji.

Na umówionym spotkaniu…

Na spotkaniu umówionym, wizytówkami należy wymienić się na samym początku, po przywitaniu. Wtedy wyjmujemy wizytówkę i wręczamy ją rozmówcy. Powinniśmy ja dać „frontem” do rozmówcy, tak, aby mógł bez odwracania od razu ją przeczytać. Druga strona – rozmówca powinien odwdzięczyć się tym samym.

WAŻNE – otrzymaną wizytówkę należy z szacunkiem przeczytać i nie chować od razu do kieszeni czy do portfela, ale położyć ją na czas spotkania na stole przed sobą, aby móc do niej zajrzeć. W ten sposób można uniknąć wiele „wpadek” , np. zapomnimy jak rozmówca ma na imię, albo jego stanowisko, ups…. Taka pomyłka może być kosztowna, szczególnie gdy rozmówca jest wrażliwy na tym punkcie. Poza tym taka postawa wyraża szacunek do partnera rozmowy i jest zwyczajnie pomocna nam samym.

W sytuacji, gdy na umówionym spotkaniu są po 2 – 3 osoby każdej ze stron, tj. np. klient – dostawca, wtedy zachowujemy się dokładnie tak samo. Przywitanie, wymiana wizytówek i  rozłożenie wizytówek drugiej strony przed sobą na stole.

Z ciekawostek – wiele razy uratowało mnie to, gdy zapomniałam imienia czy nazwiska lub stanowiska mojego rozmówcy! Nie ma gorszej sytuacji niż pomylić prezesa z kierownikiem, gdy ten pierwszy nie ma poczucia humoru i dość spore EGO :-)!

Dodatkowo – nie jest żadnym błędem, a wręcz przeciwnie, jest  wskazane, aby w trakcie rozmowy wziąć wizytówkę rozmówcy do ręki i np. nawiązać do stanowiska. Jest to świetny element budujący relacje, daje chwilę zastanowienia, rozluźnia atmosferę, a także może odwrócić uwagę, gdy zapadnie  niezręczna cisza….

Ta informacja jest szczególnie cenna dla tych, którzy mają kłopot z zapamiętywaniem imion czy nazwisk.

Czujcie się swobodnie w wyciąganiu wizytówki, w proszeniu o nią, w rozłożeniu jej na stole i zaglądaniu do niej!

Na otwartym spotkaniu….

Nieco inaczej ma się sprawa w przypadku dużych, otwartych spotkań, szkoleń, konferencji, wydarzeń.

Tutaj miej przygotowaną wizytówkę, ale nie narzucaj się. Niektórzy wręcz „wpychają” swoje, a to może wywołać odwrotny efekt – po prostu „odpycha”.  Zdecydowanie trzeba prosić o wizytówki, a swoje najlepiej dawać, gdy ktoś nas o nią poprosi. Na takim spotkaniu nie jest błędem szybkie schowanie wizytówki.

Jeżeli takie spotkanie poprzedzone jest oficjalną sesją networkingową, wtedy śmiało możesz podchodzić, przedstawiać się i prosić o wizytówkę.

Na odwrocie wizytówki można  zanotować istotne informacje dotyczące rozmówcy, coś charakterystycznego, do czego będzie można nawiązać, gdy skontaktujemy się po spotkaniu, za kilka dni lub coś co przypomni nam jakieś cenne informacje.

Wręczając wizytówkę miej przygotowane kilka ciekawych zdań na temat tego czym się zajmujesz, czym zajmuje się Twoja firma. Powinieneś zmieścić się w 30 – max. 60 sekundach! Poćwicz w domu. Niech to będzie coś intrygującego, zachęcającego do zadania pytania.

Jeśli spotkanie nie zawiera dedykowanej sesji networkingowej, wtedy przed spotkaniem, albo w czasie przerwy postaw sobie za cel podejście i zagadnięcie 5 – 10 osób w czasie spotkania. Sam ustal co dla Ciebie będzie zadowalającym wyzwaniem i rezultatem. Zależy to od wielkości spotkania, charakteru, itd., ale zawsze zdobądź przynajmniej 2-3 kontakty jeśli jesteś nieśmiały :-), a jeśli jesteś odważny to świetnie  – miej ich więcej! Zagadnij osoby, o to czym się zajmują. Może się zdarzyć, że trafisz na osoby niezbyt chętne i otwarte na rozmowy. Nie przejmuj się – to one na tym tracą, a ty potraktuj to jak ćwiczenie i doświadczenie.

Informacje na wizytówce

Zastanów się nad informacjami jakie umieścisz na wizytówce.

Wizytówka firmowa, imienna

Taka wizytówka zawiera nazwę i znak graficzny firmy, adres siedziby, adres e-mail i telefon kontaktowy do biura oraz imię i nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe tej osoby, czyli e-mail i telefon komórkowy.  Jeśli nie jest podany telefon komórkowy do danej osoby (często np. prezes firmy), wtedy możemy zapytać w jaki sposób można skontaktować się bezpośrednio. Możliwe, że będziemy musieli umówić się na rozmowę czy spotkanie przez sekretariat. Jeśli natomiast bezpośredni kontakt jest podany (e-mail, tel. komórkowy) wtedy możemy śmiało kontaktować się.  To samo dotyczy nas – co chcemy podać na wizytówce. Możemy wybrać czy jesteśmy bardziej dostępni, czy wolimy „filtrować’ kontakty poprzez sekretariat. Działając bardziej mobilnie, bez stałego biura możemy podać kontakty oraz miejscowość czy obszar działania.

O ile nasza firma nie ma rozpoznawalnej marki, warto na wizytówce mieć hasło, motto lub zdanie określające profil naszej działalności. Po kilku miesiącach od spotkania można po prostu zapomnieć czym dana osoba czy firma się zajmuje, a wpisane motto – hasło będzie skutecznym „przypominaczem”.

PAMIETAJ o podaniu adresu strony internetowej. Wizytówka to także miejsce reklamowe!

Wizytówka osobista / prywatna

Jeśli jesteś po prostu freelancerem lub osobą pracującą dla innej firmy, ale chodzisz na różne spotkania, lubisz poznawać ludzi i nawiązywać kontakty – miej ze sobą wizytówkę! Nigdy nie wiadomo, kiedy przyjdzie Ci do głowy pomysł otwarcia firmy, a wtedy nawiązane kontakty są jak znalazł – na wagę złota.  Taka osobista wizytówka jest trochę mniej „sztywna” i możesz mieć na odwrocie napis kolorową czcionką napis świadczący o Twoich pasjach, zainteresowaniach, np. „pasjonat biegania”,  „miłośnik fotografii” i każde inne!

Oczywiście musisz umieścić imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, adres bloga – jeśli prowadzisz, adres strony www – jeśli taką masz.

Na spotkania przygotuj sobie wypowiedź – kilka słów czym się interesujesz, co robisz, czego szukasz.  Może do Ciebie odezwać się ktoś kto potrzebuje pracownika lub będzie miał coś do zaproponowania Tobie. Czasem takie spotkanie może odmienić życie!

Zasady wymiany wizytówkowej są takie jak powyżej. Mimo, że nie reprezentujesz żadnej firmy i nie szukasz klientów, bądź gotowy na wymianę kontaktu i zbieraj kontakty do innych. A może poznasz kogoś kto podziela twoje pasje i coś razem stworzycie? Bądź przygotowany i nie lekceważ możliwości.

 Wizytownik

Miej ze sobą zawsze więcej wizytówek i elegancki  wizytownik na swoje wizytówki oraz na wizytówki innych (potraktuj to jako inwestycję we własny wizerunek). Mnie osobiście świetnie się sprawdza taki skórzany z 2 przegródkami, gdzie w jednej mam swoje wizytówki, a w drugiej wizytówki innych. Gdy idę na duże spotkanie biorę zapas wizytówek i je uzupełniam.

Niestety, ale wizytówki wyjmowane z czeluści kieszeni czy torby lub z mocno „zużytego” wizytownika nie robią dobrego wrażenia…

Zdjęcie na wizytówce

Na koniec jeszcze jedna kwestia, która czasem się pojawia – czy na wizytówce umieszczać swoje zdjęcie? Hmm, jest to kontrowersyjne. W środowisku biznesowym jest to odbierane jako nieprofesjonalne. A prywatnie…. Jeśli jesteś zakręconym artystą to może…, ale mieszkamy w dość tradycyjnym kraju, więc może lepiej dostosować się do ogólnych norm? Czasem nie warto na siłę zawracać rzeki.

Jakość wizytówki

Pamiętaj, że wizytówka to element budowania wizerunku, dlatego potraktuj ją poważnie.  Wydrukuj na dobrym, grubszym papierze (min. 300 – 350g). Ja preferuję białe tło, pokryte lakierem matowym. Oczywiście, w przypadku grafiki firmowej (logo, kolory, itd.) będzie to wyglądać inaczej, spójnie z całym wizerunkiem. Format wizytówki też musi zachowywać obowiązujące standardy, aby mieściły się w wizytowniku. Wizytówki mogą być dwustronne. Ciekawostka: im więcej wizytówek drukujesz tym taniej to wychodzi. Poproś o ofertę 3-4 drukarnie i przekonaj się!

Maniery w innych krajach

Np. w Japonii wymiana wizytówki to cały rytuał, bardzo podniosły, pełen szacunku. Ważna jest postawa ciała (w tym ustawienie nóg… sic!), sposób wręczania i trzymania wizytówki (oburącz), trzymając za rogi, aby nie zakryć nazwy firmy ani nazwiska.

Warto zapoznać się z manierami, gdy podróżujesz do innych krajów, żeby nie wyjść na źle wychowanego ignoranta!

 

Hanna Adamiak

www.adamiakconsulting.pl

Hanna Adamiak

Przedsiębiorczyni – po 12 latach w korporacji:-). Od 2 lat (wcześniej także 2 lata jako freelancer) jest właścicielką firmy AdamiakConsulting, gdzie na co dzień wspiera przedsiębiorców w obszarze sprzedaży i marketingu, www.adamiakconsulting.pl. Po różnych doświadczeniach życiowych w sercu powstało pragnienie służenia kobietom. Wkrótce rusza z inicjatywą KOBIETA WPŁYWU, która będzie platformą inspiracji do odkryć, zmian, miejscem rozwoju, nauki, wsparcia i dzielenia się najlepszymi praktykami w obszarze biznesu, relacji międzyludzkich, wyzwań małżeńskich i rodzicielskich, sztuki bycia kobietą i pełną kobiecości. Prywatnie szczęśliwa żona i mama 2 wspaniałych córek.

Komentarze